Damit in Zeiten der Covid-19-Pandemie Versammlungen von Gesellschafter:innen ohne physische Anwesenheit der Teilnehmer:innen durchgeführt werden konnten, sah das Gesellschaftsrechtliche Covid-19-Gesetz (Covid-19-GesG) eine befristete Möglichkeit der Abhaltung einer virtuellen Versammlung von Gesellschafter:innen und Organmitgliedern vor. Um diese Flexibilität der Versammlungsabhaltung beizubehalten, verabschiedete der Gesetzgeber diesen Sommer das „Virtuelle Gesellschafterversammlungen-Gesetz (VirtGesG)“.
Das VirtGesG ermöglicht die Abhaltung einer Gesellschafterversammlung (wie z.B. Eine Generalversammlung der GmbH oder einer Hauptversammlung der AG) in 2 unterschiedlichen virtuellen Modi, nämlich 1) die einfache virtuelle Versammlung und 2) die moderierte virtuelle Versammlung, und als Zusatz die hybride Versammlung. Das setzt aber eine Verankerung einer oder mehrerer dieser Modalitäten im Gesellschaftervertrag bzw. in den Satzungen voraus. Dabei ist auch zu regeln, ob die Versammlung stets virtuell durchzuführen ist oder ob das einberufende Organ über die Form der Durchführung entscheiden kann und mit welchem der virtuellen Modi die Versammlung durchgeführt werden soll.
Der Anwendungsbereich des Gesetzes umfasst keine Versammlungen von Organmitgliedern (zB. Aufsichtsrat) und Personengesellschaften. Warum sich der Gesetzgeber dazu entschlossen hat diese beiden Tatbestände nicht aus dem Covid-19-GesG zu übernehmen, kann nicht begründet werden. Es wäre vor allem hinsichtlich der Rechtssicherheit und Rechtseinheit wünschenswert gewesen, diese Problemfelder abschließend im VirtGesG zu klären. Es bleibt deswegen hinsichtlich der Versammlungen von Organmitgliedern und Personengesellschaften wie bisher.
Die einfache virtuelle Versammlung ist zulässig, wenn entweder eine akustische und optische Zweiwegverbindung in Echtzeit besteht und es den Gesellschaftern möglich ist, sich zu Wort zu melden. Bei der moderierten virtuellen Versammlung muss eine Echtzeitübertragung stattfinden, bei der die Teilnehmer:innen sich über eine Informationskanal (z.B. E-Mail oder eigene Chat-Spalte in der Liveübertragung) zu Wort melden können. Weiters muss die Einberufung die organisatorischen und technischen Voraussetzungen für die Teilnahme an der virtuellen Versammlung beinhalten. Vor allem für Gesellschaften mit Beteiligungen aus dem Ausland oder für Versammlungen mit einer überschaubaren Teilnehmer:innenzahl kann die einfache virtuelle Versammlung eine wesentliche Erleichterung darstellen. Wenn die Versammlung einen Leiter hat, dann kann auch ein:e Moderator:in für die Versammlung bestimmt werden (moderiert virtuelle Versammlung). Gerade für größere Versammlungen ist diese Form notwendig, um einen geordneten Ablauf der Versammlung sicherstellen zu können (z.B. Eine Hauptversammlung einer großen AG). Bei der hybriden Versammlung können sich die Teilnehmer:innen zwischen einer physischen oder virtuellen Teilnahme an der Versammlung entscheiden. Für die physisch anwesenden Personen gelten die einschlägigen Bestimmungen des Gesellschaftsrechts, für die virtuell anwesenden kommt es jeweils zur sinngemäßen Anwendung der Bestimmungen für die einfache virtuelle Versammlung oder jener der moderierten virtuellen Versammlung.
Gewisse Vorgänge in Kapitalgesellschaften erfordern die Mitwirkung eines:einer Notar:in (Beurkundung eines Hauptversammlungs- oder (bestimmter) Generalversammlungsbeschlüsse) und stellen somit eine Hürde für die virtuelle Versammlung dar. Abhilfe schafft hier §90a Notariatsordnung, der die Beurkundung ohne persönliche Anwesenheit des:der Notar:in, sondern unter Nutzung einer elektronischen Kommunikationsmöglichkeit ermöglicht. Ein Problem kann aber auch die Technik selbst darstellen. Es ist darauf zu achten, dass die eingesetzte Videokonferenz-Software bzw. Server einwandfrei funktionieren. Übertragungsprobleme, Verletzung des Fragerechts, weil gestellte Fragen übergangen werden, oder Probleme bei der Ermittlung des Abstimmungsergebnisses können Grundlage für eine Beschlussanfechtung seien. Auch ein Fehler in einer Ladung zur virtuellen Versammlung kann einen Grund für eine Beschlussanfechtung darstellen. Es ist darauf zu achten, dass die Ladung für die virtuelle Versammlung Zeit, einberufendes Organ, Zweck und Ort (digitale Umgebung) enthält.
Bei der Abhaltung einer virtuellen Versammlung können sich Datenschutzrechtliche Probleme ergeben. Im virtuellen Bereich wird darauf zu achten sein, dass bei der Kontrolle der Identität (z.B. durch das in die Kamera halten des Personalausweises) die digitale Umgebung so gestaltet ist, dass nur der Bereitsteller und Kontrolleur der Information Zugriff zu dieser haben.
Die Expert:innen von HSP.law beraten Sie jederzeit in allen rechtlichen Fragen im Zusammenhang mit der Abhaltung einer virtuellen Versammlung, insbesondere auch mit der notwendigen Schaffung der Voraussetzungen im Gesellschaftsvertrag.